Tvorba Interních systémů.

Základ v kostce.

Internet není jen Google a sociální sítě. Může Vám sloužit i jako prostor pro zefektivnění procesů v rámci Vaší firmy. Pomocí online nástrojů, vytvořených na míru Vašim potřebám.

Interní systémy, které realizujeme vždy vychází z potřeb dané firmy. Ty mohou být rozličné. Máme zkušenosti se systémy, které efektivně hlídají celý proces realizací zakázek, spravují úkoly mezi zaměstnanci, řeší kalendáře, checklisty, notifikují o příslušných změnách, připravují podklady pro fakturaci, generují ekonomické vyhodnocení nad zakázkami, zlepšují kontrolní mechanismy a podobně.

Kvalitně zpracovaný interní systém může ušetřit čas, snížit provozní náklady, zvýšit tržby, zefektivnit procesy, zkvalitnit kontrolu a celkově má potenciál posunout celý váš byznys.

Společnými silami vymyslíme, jak systém postavit. V počátku stačí pouhá myšlenka či představa, kterou následně rozpracujeme a přetvoříme v reálný produkt. Budeme vám plnohodnotným partnerem.

Ukázky možných funkcí

Výše jsme uváděli rámcové možnosti, se kterými máme zkušenosti. Pojďme si některé z nich představit na screenech s krátkým komentářem. Dostanete tak lepší přehled o tom, jak široké mohou být možnosti a že nápadům se meze nekladou. Níže uvedené ukázky jsou vždy šité na míru daného klienta.

Úkoly

Zefektivnění komunikace uvnitř vašeho týmu. Zadávání úkolů mezi jednotlivými pracovníky a to vč. hromadného přiřazování. Návaznost na notifikace. Možnost přidávat komentáře, přílohy apod. V tomto případě máme zkušenost i s mobilní aplikací, která je zaměřena právě na úkoly. Zároveň umíme zobrazovat kdo si přečetl a kdo ne, kdo převzal, navázat na různé související akce (podúkoly, checklisty, přidávání spolupracovníků apod.).

Správa projektů

Ať už mají projekty či výroba jakoukoli strukturu a flow, umíme si s tím poradit. V tomto případě jsme realizovali klientovi správu jednotlivých projektů v oblasti eneregetiky. Projekty jsou řazeny na několik typů. Dle vybraného typu zobrazujeme a přizpůsobujeme následně celou flow a jednotlivé kroky. Řešili jsme vše na míru tak, aby přesně navazovalo a korelovalo s kroky, které jednotlivý pracovníci a oddělení realizují v rámci dané zakázky. Od založení projektu po jeho finanční vyhodnocení.

Součástí je i pracovní deník, notifikace o přesunu z jedné fáze do druhé, omezení přístupů do jednotlivých sekcí pro různé role uživatelů, automatické generování checklistů, provázanost na externí zdroje, automatické generování e-mailů, provázanost s databází produktů na skladě, plánování, sledování průběhu zpracování jednotlivých kroků, plánování schůzek (napojení na kalendář) apod.

Finanční reporty, fakturace

Reporting všeho druhu není problém. U daného klienta řešíme správu jednotlivých finančních toků napříč zakázkou. Následně sestavujeme reporty, které slouží pro přehled a plánování. Souvisejícími funkcemi jsou samozřejmě exporty či zobrazení v grafech.

Kalendáře

Ať je již vaše využití jakékoli, správa záznamů v rámci kalendářů se může hodit vždy. V Commis se s kalendáři pracuje jako s rezervačním systémem jednotlivých prostor + jako s klasickým kalendářem v rámci akcí, porad apod. Pracujeme s plánovanými záznamy, nepotvrzenými záznamy. Umíme omezit přístup dle rolí. V rámci jednotlivých záznamů přiřazujeme zaměstnance nebo vytváříme spolupracovníky. Ze záznamů umíme vytvářet související úkoly nebo checklisty. Vše je samozřejmě navázáno na notifikace. Umíme exportovat do kalendářů jako Google nebo Outlook.

Samozřejmě pracujeme i s různým zobrazením kalendářů. Vždy dle toho, jak to klientům vyhovuje.

Kontrolní mechanismy

Umíme zpracovat rozličné požadavky v rámci kontroly zaměstnanců, poboček, kvality výroby apod. Vždy záleží na konkrétním zadání. V rámci prvního příkladu jsme zpracovávali komplexní systém na kontrolu kvality poskytovaných služeb v rámci jednotlivých poboček klienta. V rámci toho jsme zpracovávali uživatelské role, různé typy zobrazení obsahu, formuláře pro samotnou kontrolu, následné vyhodnocování a reporting, správu jednotlivých poboček a veškerého obsahu a řadu dalších funkcí.

Zkušenosti máme i s kontrolou kvality výroby a výkonem jednotlivých zaměstnanců.

Funkce pro manažery

Samozřejmostí je tvorba jednotlivých rolí, vč. manažerských. Tito uživatelé mají většinou nadstandardní funkce přizpůsobené danému typu projektu.

Checklisty

Je potřeba v rámci zefektivnění využívat checklistů? Není problém. Máme zkušenost jak s jednorázovým vytvářením, tak s automaticky, periodicky opakujícími se checklisty. Vše může být navázáno na notifikace.

Materiál, produkty, sklad

Potřebujete pracovat s vašimi produkty či materiálem? I to jsme v rámci našich systémů již realizovali. Řešili jsme naskladňování, vyskladňování, operace související s plánováním, dopravou, ekonomickým vyhodnocováním a mnohem více.

Chat

Mohl by se vám hodit i interní chat. V tomto případě však v rámci systému máme zpracovanou i stranu klientskou a tedy umíme fungovat i jako online podpora.

Automatizace SMS či mailů

Z našich systémů umíme odesílat automatické e-maily či sms a to jak v rámci interních procesů, tak směr zákazníci.

A mnohem víc

A takto bychom mohli pokračovat... Funkcí, které se v rámci interních systémů (nebo SaaS nástrojů) dá připravit je "nekonečně" mnoho. Nezmínili jsme docházkové systémy, správce souborů a mnoho dalšího. Vždy záleží na konkrétních požadavcích klienta, konkrétní flow jeho provozu. Je potřeba si sednout, probrat možnosti, seznámit se dokonale s fungováním jednotlivých úkonů v rámci daného subjektu a následně se dobrat k tomu, co by se dalo zefektivnit a jakou formou/cestou ke zvoleným cílům dojít.